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更新日:2019年3月15日

自治会・町内会における個人情報の取り扱い

個人情報と自治会・町内会の関係

平成29年5月30日に改正個人情報保護法が施行され、自治会・町内会を含む全ての事業者に個人情報保護法が適用されるようになりました。従来から個人情報を適切に取り扱っていれば、大きな負担とはなりませんが、法改正に伴い、自治会・町内会においても個人情報の適切な管理と取り扱いが求められます。

個人情報とは

生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものを指します。また、氏名だけでなく、住所や電話番号、自治会・町内会における役職等も、氏名と紐づけて管理している場合には個人情報になります。

個人情報を集める・保管するときのルール

 

実施時期 ルール

自治会・町内会における具体的な対応例

(会員名簿を作成して配布する場合)

個人情報を集める前 個人情報の利用目的をあらかじめ特定する。 「会員名簿を作成し、名簿に掲載される会員に対して配布するため」と利用目的を特定する必要があります。
個人情報を集める時 本人から書面で個人情報を取得する場合には、本人に対して利用目的を明示する。 個人情報を集める際に配布する用紙に、利用目的を記載する必要があります。

個人情報を保管している時

(安全管理措置)

集めた個人情報の漏えい防止のために適切な措置を講じる。

自治会・町内会の事務局において、紛失・盗難等が無いよう適切に管理する必要があります。

また、名簿の配布先の会員に対して、盗難や紛失、転売禁止などの注意を呼びかけることも重要です。

個人情報を保管している時

(保有する個人情報の訂正等)

集めた個人情報の内容に誤りがあった場合に、訂正するための手続きの方法等を本人の知り得る状態にしておき、請求に応じて訂正する。

個人情報を集める際に配布する書面に、訂正等に関する問い合せ先等を記載し、本人から内容の訂正を求められた場合、適切に対応する必要があります。

 

個人情報を第三者に提供するときのルール

 

実施事項 ルール

自治会・町内会における具体的な対応例

(会員名簿を作成して配布する場合)

本人の同意の取得

本人以外の者に個人情報を提供する場合は、あらかじめ本人の同意を得る。ただし、以下のような場合は、同意を得なくても提供できる。

  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、財産を守る場合
  • 委託先に提供する場合

「名簿に掲載される会員に対して配布するため」と伝えた上で、任意で個人情報を提供してもらえば同意を得たこととなります。また、以下の場合は同意を得なくても、会員以外に名簿を提供できます。

  • 警察からの照会
  • 災害発生時の安否確認
  • 会員名簿の印刷を業者に委託する場合で、印刷業者に名簿を提供する場合
提供に関する記録義務 提供先などを記録し、一定期間保管する。 名簿に配布先の会員名等が記載されているため、名簿そのものを一定期間保管する必要があります。
委託先の監督 個人情報を委託先に提供する場合には、適切な監督を行う。

名簿の印刷を業者に委託する場合、委託先をしっかりと選定し、個人情報の適切な管理を実施することについて確認する必要があります。

(情報の持ち出し禁止、委託された業務以外の利用禁止、返却・廃棄等の事項を掲載した書面を渡す等)

個人情報Q&A

Q1:法改正前にすでに配布した会員名簿はどのように取り扱えばよいか?

A1:会の中で認識されている「利用目的」の範囲で取り扱うのであれば、特段何か行う必要はありませんが、盗難・紛失等の無いよう、適切に管理するようにしてください。

 

Q2:新たに会員名簿を作成・配布する場合、変更点のない会員は、以前取得した情報をそのまま利用することになるが、その場合どのように取り扱えばよいか?

A2:以前に会員名簿を作成する際に、その会員に対して「利用目的」を伝え、「第三者提供」について同意を得ている場合には、改めて何かを行う必要はありません。

 

Q3:自治会・町内会全体の名簿以外でも、地域や班などの連絡網を作成・配布する場合はどう取り扱えばよいか?

A3:全体の名簿を作成・配布する場合とルールは同じです。「連絡網を作成し、記載されている者に配布する」といった利用目的を定め、その利用目的や問合せ先を書面等で関係者に伝え、作成した連絡網は安全に管理するといったことが必要です。

相談窓口

  • 個人情報保護法相談ダイヤル

番号:03-6457-9849

受付時間:9時30分から17時30分(土日祝日及び年末年始を除く)

 

お問い合わせ

所属課室:市民生活部地域のつながり課地域のつながり担当

鎌倉市御成町18-10 本庁舎1階

電話番号:0467-23-3000

メール:npo@city.kamakura.kanagawa.jp