発表日：2021年12月3日

戸籍謄本等交付申請書の保存期間満了前の誤廃棄について

内容

深沢支所において、保存期間が満了していない戸籍謄本等交付申請書を、誤って廃棄していたことが判明しましたので公表します。

経過

令和3年11月下旬に、戸籍謄本等交付申請書の情報公開請求があり準備を進めていたところ、一部の戸籍謄本等交付申請書が誤って廃棄されていたことが、12月1日（水曜日）に判明しました。

戸籍謄本等交付申請書に係る文書綴の保存期間は、関係法令等の規定により、戸籍謄本等の交付日の属する年の翌年1月1日から3年間とされていますが、平成30年（2018年）1月1日から同年3月31日までの文書綴について、他の文書と同様に平成30年（2018年）4月1日が起算日だと誤認していたため、令和3年（2021年）12月31日まで保存すべきところ、令和3年（2021年）5月11日に誤って廃棄したものです。

申請書には、住所・氏名等が記載されていますが、個人情報につきましては、文書を溶解処理しているため、流出することはありません。

対応

市民の皆様には、保存文書を誤って廃棄するという事故を起こしたことを、心よりお詫び申し上げます。

事務処理誤りの原因は、文書の所属年度期間の範囲に係る関係法令等の規定の誤認によるものであり、既に文書の保存期間の見直しを行なったところですが、今後同様の誤りが生じないよう、改めて根拠法令等の確認を徹底してまいります。

また、直ちに庁内における文書の保存方法の点検・見直しを行い、文書の適正管理を徹底し、再発防止に取り組んでまいります。

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