発表日：2022年1月31日

戸籍証明書等の誤交付について

内容

市民課において、令和4年(2022年)1月24日に、請求と異なる戸籍個人事項証明書及び戸籍の附票の写しを交付していたことが判明しましたので公表します。

経過

令和4年1月24日に、2名の司法書士から別々の戸籍個人事項証明書及び戸籍の附票の写し（以下、「戸籍証明書等」という。）の郵送請求があり、郵送で交付しました。

1月26日に、一方の司法書士から、請求とは異なる人の戸籍証明書等が届いているとの連絡があり、送付記録を確認したところ、2名の司法書士からの請求を取り違えて交付していたことが判明しました。

双方の司法書士には謝罪の上、本来交付すべきであった戸籍証明書等及び返信用封筒を送付し、誤って交付した戸籍証明書等の返送を依頼しました。一方の司法書士からは戸籍証明書等が返送され、回収しております。他方の司法書士に送付した戸籍証明書等は、1月26日時点で配達前であったため、開封しないで返送するよう依頼しています。

連絡のあった司法書士に交付した戸籍証明書等に記載があり、個人情報を流出してしまった方については、お詫びするための連絡をしています。

今後の対応

市民の皆様には、戸籍証明書等を誤って交付するという事故を起こしたことを、心よりお詫び申し上げます。

今後の対応として、証明書の郵送請求に対応するマニュアルを見直し、チェック項目を強化することにより、誤交付の防止に取り組んでまいります。

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