発表日：2022年12月15日

住民票交付申請書等の写しの誤送付について

内容

　市民課において、印鑑登録の照会書を発送する際に、誤って他人の住民票交付申請書及び委任状の写しを同封していたことが、令和4年（2022年）12月８日に判明しましたので、公表します。

経過

　令和４年12月５日に、市民課窓口で印鑑登録の申請を受け付け、その方に宛て照会書を発送しました。

　同日、大船支所で受付した別の方の住民票交付申請書とその委任状の写しが市民課にファクシミリ送信され、市民課から住民票を発送しました。

　同月８日に、印鑑登録の回答手続きのため来庁された方から、別の方の住民票交付申請書とその委任状の写しが照会書に同封されていたとの指摘があり、その写しを回収しました。

　その方にはその場で謝罪し、別の方には同月９日に電話で連絡をしてお詫びしました。

今後の対応

　市民の皆様には、個人情報を誤って送付するという事故を起こしたことを、心よりお詫び申し上げます。

　文書の郵送においては、窓あき封筒の活用により誤交付の防止に努めていますが、封入にあたって一層の責任感と集中力をもって確認するよう注意喚起を行い、誤送付の防止に取り組んでまいります。

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