発表日：2024年11月14日

予防接種関連書類の誤発送について

定期予防接種を市外で接種するための実施依頼書の交付申請があり、令和6年（2024年）10月21日（月曜日）に発送したところ、11月13日（水曜日）に「別の人の実施依頼書交付申請書が送られてきている。」との連絡があり、誤送付が判明したものです。

関係者の方には、御心配、御迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

原因

実施依頼書の交付申請を受け、申請者に発送する「実施依頼書」を作成し、交付申請の内容と、発送する実施依頼書の内容に相違がないかを確認したうえで、実施依頼書と関係書類を封筒に入れ発送しています。封入の際には、職員が2人1組で内容の確認を行っていますが、今回、確認の際に使用した「交付申請書」（本来、申請者に送付するものではなく、市が申請受付の控えとして使用しているもの）を、申請者ではない、同様の実施依頼書交付申請を行った別の方の封筒に誤って封入してしまったものです。

対応

個人情報を流出させてしまった方及び第3者の個人情報（申請者の住所、氏名、生年月日等）を受け取ってしまった方、双方に、直ちに電話にて事情を説明し、謝罪しました。

再発防止について

これまでも個人情報の取扱いについては、都度、手順を見直し、誤送付を起こさないよう慎重に対応してまいりましたが、このようなことを2度と起こさないよう、他の事務も含め、改めて手順を見直し、再発防止に努めます。

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